La pandemia da COVID – 19 del 2020, ha dato un forte impulso allo svolgimento degli incontri di mediazione con modalità telematiche. Prima di allora, infatti, non tutti gli organismi di mediazione consentivano lo svolgimento degli incontri di mediazione con modalità diverse da quella in presenza e firma digitale del verbale, ai sensi dell’articolo 21 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), previo consenso di tutte le parti coinvolte nel procedimento di mediazione.
La riforma del processo civile e delle ADR, di cui al D.Lgs. 149/2022, ha inserito, al D.Lgs. 28/2010, il nuovo articolo 8 – bis, il cui comma 1 prevede, testualmente, che “Quando la mediazione si svolge in modalità telematica, ciascun atto del procedimento è formato e sottoscritto nel rispetto delle disposizioni del codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82”.
Il successivo comma 3 prevede, invece, che “A conclusione della mediazione il mediatore forma un unico documento informatico, in formato nativo digitale, contenente il verbale e l’eventuale accordo e lo invia alle parti per la sottoscrizione mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata”.
Secondo la riforma, dunque:
a) alla mediazione telematica, ed in particolare al verbale informatico di mediazione, deve applicarsi la disciplina del Codice dell’Amministrazione Digitale, dalla sua creazione alla sua archiviazione, con esclusione di modalità mista cartacea – digitale;
b) viene prescritta la sottoscrizione con firma digitale/qualificata del verbale di accordo, a prescindere dalla materia oggetto di mediazione, diversamente dall’articolo 21 CAD, che prevede la sottoscrizione di determinati atti, anche con firma elettronica avanzata.
La firma digitale consente di far venire meno la dichiarazione, da parte del mediatore, relativa all’autografica della firma apposta nel verbale dalla parte, verbale che soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 c.c., in forza del quale le firme fanno piena prova fino a querela di falso della provenienza e delle dichiarazioni di chi ha apposto la firma, così come nel mondo analogico con la scrittura privata. Detta modalità di firma, andrà a sostituire integralmente le disposizioni di cui all’articolo 21 C.A.D..
Circa la conservazione dei verbali di mediazione, da parte dell’organismo, il comma 5 dell’art.8 bis stabilisce, testualmente, che “La conservazione e l’esibizione dei documenti del procedimento di mediazione svolto con modalità telematiche avvengono, a cura dell’organismo di mediazione, in conformità all’articolo 43 del decreto legislativo n. 82 del 2005”.
La norma, dunque, rinvia alle Linee Guida Agid, già in vigore dal 1.1.2022, ed in particolare all’articolo 43 CAD, rubricato “Conservazione ed esibizione dei documenti”, secondo il quale: 1.Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida”).
Le Linee Guida sopra citate, secondo l’orientamento espresso dal Consiglio di Stato (sentenza 2122/2017), avrebbero carattere di normazione secondari e sarebbero applicabili anche ai privati; dunque, anche agli organismi di che producono il documento in sede di mediazione, dovranno seguire e applicare dette disposizioni, e quindi conservare detti verbali per almeno un triennio.
Tuttavia, restano aperte alcune questioni, che di seguito si sintetizzano, e in relazione alle quali andranno analizzati gli sviluppi applicativi:
1) opportunità di conservare oltre il triennio verbali e documentazione relativa alla mediazione, per motivi giuridici e/o fiscali;
2) valutazione, ai sensi dell’articolo 43 comma 2 bis del Codice delle Amministrazioni Digitali, secondo il quale “Se il documento informatico è conservato per legge da uno dei soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, cessa l’obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono in ogni momento richiedere accesso al documento stesso”, circa la necessità di conservazione dei verbali, stante la circostanza che i soggetti richiamati di cui all’art.2 comma 2 sono anche le Amministrazioni dello Stato, nel caso, di accordi di mediazione soggetti a trascrizione
3) valutazione di nomina di un responsabile della conservazione dei documenti, da parte degli organismi di mediazione.
In ogni caso, al di là delle questioni sopra evidenziate, ciò che sembra emergere in modo chiaro, con la riforma del processo civile e delle ADR, è che sia stato introdotto un vero proprio diritto delle parti di svolgere la mediazione online o in modalità mista, con realizzazione della condizione per cui la mediazione unicamente telematica è possibile soltanto se d’accordo tutte le parti, con superamento del principio secondo il quale il disaccordo di una delle parti alla mediazione da remoto, di cui all’articolo 83, comma 20 bis del d.l n. 18 del 17 marzo 2020, convertito nella legge 24 aprile 2020 n. 27 era
impeditivo dell’incontro di mediazione da remoto.
Tuttavia, al fine di rendere effettivo il diritto alla mediazione telematica, come ricorda la Circolare del Ministero della Giustizia del 6 aprile scorso, agli organismi di mediazione dovranno prevedere, obbligatoriamente, tale possibilità, all’interno dei propri regolamenti interni e organizzare i propri uffici in tal senso con idonee piattaforme digitali che consentano i collegamenti da remoto con le parti o i mediatori non presenti all’incontro.
Ad oggi, allo scrivente pare possibile affermare, sulla base della propria esperienza concreta di avvocato, di non aver mai trovato alcuna difficoltà allo svolgimento di mediazioni con modalità telematiche, in quanto la maggior parte degli organismi di mediazione si sono dotati, soprattutto a partire dal periodo pandemico, di piattaforme digitali adeguate allo svolgimento degli incontri, così come prevede la riforma, ma come purtroppo prevedevano le necessità sorte con il diffondersi del coronavirus dal mese di marzo di tre anni fa.
Ulteriore questione, che sarà trattata in altro articolo, connessa alla mediazione online, è quella della firma digitale dei verbali di mediazione, anche per le parti private, oltre che per i mediatori, con tutte le difficoltà che detta previsione normativa comporterà, sul piano pratico.
Sono Avvocato del Foro di Savona (SV) e mediatore civile e commerciale con DPL Mediazione. Esercito la professione di avvocato civilista nell’ambito del diritto privato, con particolare riguardo alla responsabilità civile, alla contrattualistica ed al diritto di famiglia e delle successioni.
Sono Presidente della Sezione di Savona dell’Osservatorio Nazionale sul Diritto di Famiglia – ONDIF e della sezione dell’Unione Nazionale Avavocati Mediatori – UNAM della medesima città.
Sono autore di articoli per la rivista ONDIF “Diritto e processo”, coautore del volume di diritto civile “Un anno di sentenze” (editore Giappicchelli 2019, 2020 e 2021), del volume “Tutela del credito”, facente parte della collana “Le Fonti del diritto italiano” (curatori del volume Professori Alpa e Mariconda, ed. Giuffrè, 2021, in corso di pubblicazione), nonchè collaboratore della riviste “Persona e Danno” e “Nuova giurisprudenza Ligure”.
Ho scelto di essere mediatore civile e commerciale perché ritengo che sia uno strumento fondamentale per una giustizia che valorizzi le necessità ed i bisogni effettivi delle persone, tramite il loro coinvolgimento diretto nel procedimento. Proprio per questo auspico che la mediazione sia sempre di più uno strumento valorizzato dal nostro ordinamento per la risoluzione dei problemi che i clienti ci sottopongono.
